20 de janeiro de 2014

Como eu me organizo: meu caderno e minha agenda (planner)


Estava ensaiando esse post há um tempo e fico feliz de enfim poder compartilhar com vocês algumas dicas que mudaram a minha vida sobre planejamento e organização \o/ Acredito que quando estamos organizados e temos clareza das coisas que precisamos fazer, conseguimos desenvolver muito mais, de forma equilibrada, tornando a vida mais simples e produtiva. Por isso se você pensa como eu e adora estudar métodos e teorias, esse post é para você :)

Antes de mais nada, é preciso dizer que eu não sigo nenhum método especifico, porém me inspirei em várias dicas e teorias para montar meu próprio método, algo que funcionasse para mim da melhor forma possível. Tenho aplicado isso a diversas áreas da minha vida, mas hoje vou falar apenas de como uso meu caderno de organização e minha agenda. Tive que separar em blocos, porque fica difícil compreender se eu expor tudo junto e misturado, mas vocês vão notar que uma coisa se liga a outra a todo momento.

sobre meu caderno de organização

Acredito que todos já ouviram falar alguma vez do famosinho "caderno de organização". Ele é um método muito difundido pelos blogs como forma de organizar toda a vida usando um caderno dividido "por áreas". Eu confesso que amo muito esse método, mas tive que testar muito antes de chegar a fórmula que uso hoje. Isso porque a gente acha que tem clareza total das áreas mais centrais da nossa vida, mas quando começamos a colocar me prática, percebemos que podemos mudar uma coisa aqui, juntar outra coisa ali e quando percebemos, é preciso reorganizar todo o caderno.  Fiz isso inúmeras vezes em 2013, até chegar na configuração mais fácil para mim.

A ideia básica desse método é simples: ter um caderno, separar por áreas (segundo seus interesses) e anotar tudo que você precisa fazer + ideias ou inspirações de projetos e etc. Acontece que pra isso funcionar, é necessário uma certa estruturação (pra ficar fácil de visualizar) e também a criação de uma rotina de anotação + revisão para se certificar que suas ideias e tarefas tem sido encaminhadas. espero que fique claro conforme eu for desenvolvendo a seguir...



Basicamente, meu caderno de organização é onde escrevo tudo que tenho que fazer que não seja algo trivial. Por exemplo, tomar água, ou apontar um lápis são coisas triviais, que eu levanto e faço na hora. Mas todo o restante que demanda diferentes ações e planejamento, eu organizo nesse caderno.

Inicialmente, toda e qualquer ideia, projeto ou tarefa vai pra caixa de entrada. A minha caixa de entrada é a aba laranja do caderno, a qual eu intitulei de "coleta", pois é onde eu realmente faço uma coleta de pensamentos da minha mente, escrevendo-os em forma de lista, linha a linha. No geral a cada 2 ou 3 dias dedico um tempo para sentar e escrever tudo que eu me lembrar que tenho de fazer. Um exemplo:

  • receita rolinho primavera
  • escrever post sobe organização
  • verificar situação no curso
  • marcar consulta no dentista

Essas são alguma tarefas que estiveram na minha caixa de entrada. Acho que dá pra perceber que é o lugar para escrever tudo, sem muito critério ou preocupação em desenvolver a ideia. O importante de manter esse espaço é que você pode anotar coisas a todo momento e assim, manter sua mente mais limpa de tanta informação. Quando você realmente tem segurança que aquela anotação do caderno será trabalhada a posteriori, parece que seu cérebro "descansa", armazenando somente as informações que são mais importantes. No entanto, é importante frisar que para que a ideia não encalhe ali, é preciso uma segunda etapa, que eu chamo de  processamento das ideias


A ideia do processamento é bem simples, você separa um momento para pegar as informações da caixa de entrada e organiza-las por áreas e prioridades, já esquematizando também, todas as tarefas necessárias para concluir um projeto ou ideia. Para isso, eu recomendo separar o caderno em abas de acordo com a sua vida. 

Segue o exemplo que usei no meu próprio caderno:

Aba rosa / estudos e trabalhos - aqui eu desenvolvo todas as tarefas e projetos relacionados ao meu trabalho, cursos e estudos independentes. Para facilitar, subdividi as áreas de estudo e as identifiquei com uma legenda simples, exemplo: ▲ design / ✦ programação / ❤ religião / ★ teoria política e etc... assim, antes de escrever alguma tarefa/projeto, eu incluo o símbolo antes para ficar fácil identificar de qual "tema se trata".
aba vermelha / social - A ideia da aba social é organizar e gerenciar compromissos sociais, como família, amigos e etc. Eu tenho muitas pessoas na minha vida que eu amo e quero manter perto, mas pelas dificuldades da vida, as vezes eu passo meses (ou até anos) sem encontrar algumas pessoas. Para conseguir administrar melhor, criei essa aba, onde desenvolvo as tarefas relacionadas a marcar um encontro, dar um telefonema, mandar um presente... coisas que eu quero fazer, mas no dia-a-dia acaba passando batido se eu não planejar bem.
aba verde / blogs - Sem muito mistério, aqui eu separei entre meus 2 blogs e desenvolvo ideias de posts, troca de layouts, sugestões de pesquisa e outras informações que me ajude a mante-los sempre atualizados.
aba azul / projetos DIY - Minha aba mais amada! hehehe Aqui eu desenvolvo ideias de projetos DIY, nas mais diversas áreas de meu interesse. Pintura, crochet, costura, culinária... Coloco as ideias e organizo entre o que precisa ser feito para concluir um projeto.
aba amarela / cuidados pessoais - E a última aba, mas não menos importante, eu escrevo coisas relacionadas a saúde, beleza e bem-estar. Então projetos como "compras de verão", ou marcar um médico especifico para fazer exames de rotina. 
OBS: Se você tem uma casa, recomendo que tenha uma pasta da casa (escreverei sobre isso depois) e manter o caderno apenas para assunto pessoais.

Tendo esse esquema pronto e bem claro, você já pode começar a processar as informações da caixa de entrada. Eu faço da seguinte forma:

Separo um tempo e verifico tudo que está listado na parte da coleta. Pego a primeira informação:


colagem do projeto DIY - grupo do face

Essa é uma tarefa de um grupo de DIY da qual faço parte. Portanto, se encaixa na aba PROJETOS DIY. Lá na aba correspondente, vou escrever a tarefa, já pontuando os passos que me levarão a conclui-la. 

Colagem de projeto DIY

  • pesquisa de referência
  • separação de materiais
  • marcar dia para realizar tarefa
  • relato de conclusão a ser postado no face e blog

Para ficar ainda mais claro, segue outro exemplo:

começar análise de jogos vorazes


Essa análise em questão, é um trabalho a ser publicado em meu outro blog, portanto, se encaixa na aba blogs. Então na aba correspondente, escrevo a tarefa e os passos para conclui-la:

começar análise de jogos vorazes
  • finalizar leitura das 3 obras pontuando melhores partes com marcador
  • selecionar citações e referências a partir das melhores partes
  • selecionar meus comentários gerais
  • desenvolver o texto
  • revisar com um colega
  • publicar no café e algumas palavras

Observação importante: toda vez que alguma tarefa sai da caixa de entrada e é organizada na sua aba especifica eu passo um marca texto, deixando fácil a identificação das tarefas que foram trabalhadas e aquelas que ainda esperam pela nossa maior atenção. Então o marca-texto não significa conclusão da tarefa, mas apenas que ela foi encaminhada. Já dentro das abas de organização, toda vez que vou concluindo uma etapa, passo um marca-texto, que significa que aquela etapa foi concluída. 

E agora um pergunta fundamental: tendo eu um caderno/pasta da cada a parte do caderno de organização, posso escrever coisas relacionadas a casa na caixa de entrada?
Eu escrevo TUDO na caixa de entrada. Agora essa parte do processamento eu dividi entre pessoal e comunitário (relativo a nossa casa), deixando a parte pessoal no próprio caderno e a parte comunitária em uma pasta para fácil acesso de todos. Isso porque além de ser comum a todos os membros da casa, o planejamento e organização de tudo que envolve essa rotina é muito amplo, então demanda mesmo algo próprio. Mas não muda nada, apenas que na hora de desenvolver as ideias que estão na caixa de entrada e que são relativas a casa, eu desenvolvo na pasta da casa, eu não no meu caderno. Entenderam?

Percebem que não há nada de outro mundo. É apenas um tempo que você vai dedicar a entender suas ideias gerais e a partir disso, cataloga-las e desenvolve-las. Essa etapa é fundamental, pois ela permite que você tenha clareza dos seus projetos, ideias e tarefas. além de ser muito divertida :)

E pra finalizar esse processo, não podemos esquecer da revisão. Não tem muito segredo, uma vez que você destrinchou seus projetos em tarefas pontuais, fica fácil folhear por cada aba da sua vida e ir acompanhando o que foi feito e o que é necessário ainda fazer. Mas é importante que isso seja feito com frequência, pois de nada adianta bolar toda uma metodologia de organização e não inclui-la verdadeiramente na sua vida. É preciso dedicação no inicio, mas quando a gente "pega o jeito", ela transforma nossa vida. 


Sobre minha agenda

Eu uso agendas há mais de 10 anos, então é algo do qual não consigo viver sem. Acontece que até o ano passado, era sempre a mesma história: comprava a agenda linda, usava no primeiro mês e depois abandonava e só ia retornar no fim do ano. Tentei entender de todas as formas porque isso ocorria, mas foi estudando o GTD que eu percebi que minha falta de clareza era o motivo pelo qual abandonada as coisas. Por isso, se eu puder dar uma única dica sobre organização e produtividade é: Tenha clareza. Nem que para isso você precise estudar e refletir muito a sua vida e seus hábitos. Mas se dedique a isso, pois sem isso, continuará a abandonar agendas e métodos. Mas enfim... voltando a meu caso, por julgar que agendas não são algo importante para mim, decidi que não ia usar nenhuma esse ano.

E dai que eu comecei o ano bem, apenas com meu caderno de organização. No entanto, no segundo dia eu já estava toda desesperada, porque apesar da agenda nunca ter funcionado da melhor forma comigo, eu costumava organizar minha rotina semanal por lá e fiquei meio que sem saber onde fazer isso. Então foi aí que eu percebi o quanto estava me torturando por algo tão simples de resolver: se a agenda clássica não era a melhor opção, porque não tentar outros tipos de agendas? E foi aí que eu decidi comprar um planner


Pesquisei muito e decidi comprar um daqueles planners bonitinhos da pony brown porque além de me parecer adequado as minhas necessidades, eu ainda me senti inspirada por ser graficamente tão bem feito :) A saga para encontrar o planner perfeito merece um post a parte, porque tive muitos problemas (publico depois!), mas quando ele estava em minhas mãos, foi só alegria. Porque se encaixou perfeitamente as minhas necessidades. 

Para quem não sabe, um planner é tipo uma agenda, mas sem os dias fixos. Nele você consegue organizar sua semana através de pequenas divisórias diárias e a depender do modelo dá pra organizar o mês, criar listas e etc. Como o nome diz, ele é mais adequado para quem quer planejar mesmo e não só agendar tarefas e compromissos (agenda comum). Por isso eu o utilizo como meu organizar de rotinas para a semana.

É muito simples... todo domingo eu sento para organizar minha semana. Penso nas coisas que devo fazer - e aqui, o caderno de organização é fundamental! - e separo por prioridades. Na agenda, risco 3 colunas segundo o tempo: manhã, tarde e noite. E assim vou dividindo o meu dia por áreas da qual me dedicarei. Exemplo: 

Segunda-feira - 20/01

manha                 tarde                noite
trabalhar              estudar             projetos

caos criativo        projetos           descanso

Então significa que na minha segunda-feira irei me dedicar ao trabalho, ao blog, aos meus estudos e projetos. Tendo mais ou menos claro que horário me dedicarei a cada coisa, vou seguindo as tarefas emergenciais que pontuei no caderno de organização. Exemplo: me dediquei ao blog hoje e vi que era uma tarefa finalizar esse texto, então cá estou eu, escrevendo-o. Simples não? E sobre os compromissos, gosto de coloca-los usando um post-it ou marcador, na data em que ele se realizará, assim fica fácil eu diferenciar rotina de compromissos específicos. 

Gente, não tem muito segredo. É isso. Sei que para uma primeira leitura é muita informação, assim como desenvolver um método próprio exige tempo e dedicação. Mas espero que esse post possa ter ajudado a alguém que busca informações sobre como se tornar mais produtivo e organizado. Não sei se escrevi da melhor forma, se faltou alguma coisa por favor me avisem, porque é muito informação e por mais que eu tenha bem claro isso na minha mente, é difícil expor de forma que seja simples a compreensão.

Para ajudar, vou indicar outros posts e experiências de algumas pessoas, que podem dar uma luz ao entendimento:


Espero que seja útil. e qualquer dúvida, conversamos nos comentários. 

24 comentários

  1. Sou nova no seu blog, encontrei por acaso e me identifiquei com ele. Esse post sobre organização é muito bom. Adoro agendas e vou anotando as coisas que quero fazer, encomendas pra entregar, telefones, saídas, etc. Mas não com essa organização toda. Já tem um tempo que não uso agenda em si. Ano passado acabei deixando ela de lado e adotei um caderno porque muitas vzs a agenda limita o nosso espaço por ser datada - claro.
    Quem sabe eu testo esse caderno de organização qualquer dia desses.
    beijos.

    opinioesdafabih.wordpress.com

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    1. obrigada! seja sempre bem vinda ^^

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  2. Adoro ler essas coisa sobre organização (oi, sou leitora assídua do Vida Organizada) e super acho que sempre existe um metódo que pode se adaptar a qualquer um, né? Eu confesso que ainda não achei o meu. Acaba que uso um caderno onde rabisco um monte de ideias, compromissos e reuniões referentes a trabalho mas só, sinto falta de algo pra vida pessoal. Preciso pensar com mais carinho nisso ^^
    Beijo, Jess!

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    1. eu tbm sou \o/ hehehe

      Então, não sei, acho que método é uma questão de busca. Mas estou pensando ainda.

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  3. Eu sempre tive agendas também Jess, mas nunca usei muito bem, organizadamente. Gostei das divisões, fica bem mais fácil de visualizar, de ir lá e colocar mais tarefas e de marca-las como concluídas. Vou dar uma organizada na minha agenda assim. Curti.
    E sempre tive vontade de ter um planner, por não ter data e poder dar continuidade no uso. Depois me conta onde comprou o seu? É difícil de achar com um preço camarada em site brasileiro.

    Bjoks

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    1. é verdade! mas eu conto sim.

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  4. Ah, só pra acrescentar...um app que tenho usado bastante pra me organizar é o Pocket Lists, lá que coloco minhas ideias pra posts, o que tenho que comprar no mercado e assim por diante. É bem prático e uso muito.

    Bjoks

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  5. Ameeei o post!! Eu estou louca pra fazer um sobre a minha agenda também. Eu uso uma agenda semanal, aí de um lado tem a semana e do outro eu faço anotações tipo caixa de entrada, aí organizo as anotações depois nos dias.. Preferi assim porque já testei o caderninho e a agenda e não deu certo pra mim, prefiro centralizar tudo em um único lugar! Tem funcionado bem :)
    Beijos, sua linda!!

    http://amandainacio.com/

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    1. é cada um é um jeito! mas faz sim que eu quer ler hein? ;)

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  6. Gostei da super dica. Vou fazer e acredito que me será muito útil. Bj Jess.

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    1. depois me conta se foi mesmo!

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  7. Eu estava pensando em comprar uma agenda assim, para me organizar pois sou muito desorganizada e depois que casei passei a adiar as coisas pois eu mando nos meus horários acabo acumulando roupas para lavar, post para programar e etc... A sua achei bem fácil, achei a ideia dos símbolos legal, assim que comprar a minha eu mostro como me organizo e indico o seu como inspiração!

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    1. compra sim Jhe! faz toda diferença.

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  8. Finalmente entendi o caderno de organização. Dessa forma que você faz é muito mais prático! Eu sempre ficava perdida justamente por não saber onde eu iria colocar a rotina e tudo mais. E o caderno pode ajudar na hora de programar a agenda. Muito obrigada pelo post *-*

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    1. :) eba!!! eu tbm sempre achei difícil. tentei por muito tempo e nada de entender. Mas assim eu me achei e fico feliz que tenha servido de inspiração!

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  9. Ai sempre começo e abandono na metade do ano as agendas :(
    ano passado usei o caderno em boa parte do ano e ele ajudava muito! E planner eu acabava fazendo um por mês e imprimindo...mas queria muito um desse! É tão amor! <3 Onde você comprou?

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    1. na loja prateleira de cima

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  10. Eu ainda estou me encontrando no quesito método de organização. Preciso de um que caiba tanto a vida pessoal quanto aos coisas do trabalhos. Talvez não tudo junto, mas uma mesma lógica aplicável a ambos. Tentei o caderno de organização e não funcionou. Tô tentando o Evernote, mas ainda não engrenou direito. Gosto do Evernote, é pratico, evita acúmulo de papel e é fácil de encontrar as coisas, mas sinto falta de escrever, pegar no papel, sabe? Talvez uma integração entre Evernote e um planner bem lindinho... Como tú falou, émesmo tentativa-erro até encontrar uma forma que funcione e colar nela. Adorei o post. bjbj

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    1. não tem jeito,cada pessoa tem sue método :)
      espero que encontre o seu ^^

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  11. OMG! Eu venho há tempos procurando métodos que são bons para mim, mas não encontro nenhum legal e olha que já testei vários. Com o seu texto tudo ficou mais claro e agora eu sei exatamente o que fazer: vou comprar um planner e logo.
    O texto realmente ficou bem comprido, mas está tão gostoso de ler e tão fácil de entender que nem cansou. E suas dicas foram descritas de maneira objetiva, o que ajuda ainda mais quem procura esclarecimento.

    Adorei mesmo... Já vou ler outros posts de organização...

    Se puder visite meus blogs: Coisas do Tempo e Projeto At Home.

    Beijos.

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    1. Que felicidade :) é bom saber que ajudei!!

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    2. Realmente ajudou demais... Nossa, depois que li o seu blog, você nem sabe o quanto eu fiquei motivada... Já comprei meus post-its, agora vou comprar meu planner e vou me tornar a "louca da organização", haha...

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  12. Luiza G.7.7.14

    Olá!
    Já ouviu falar na linha Arc da marca Staples?
    São cadernos totalmente personalizaveis, existem várias pessoas que mostram suas agendas feitas com cadernos tamanho A5 dessa linha.
    Dá uma olhada depois! Beijo.

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  13. A organização fica mais gostosa quando eu uso uma agenda personalizada por mim mesmo. Acabo dando um carinho maior por ela, e aumenta a vontade de querer usá-la de alguma forma :)

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